Privacybeleid

Privacyverklaring Arntzen Consulting

Versie: december 2025

Deze privacyverklaring geldt voor de website:

  • https://aerntzenconsulting.nl (voorgenomen domein)

1. Wie zijn wij?

Arntzen Consulting (hierna: Arntzen Consulting of wij) is dé expert op het gebied van bedrijfsrecht, HR-advies en casemanagement verzuim in Nederland en Duitsland. Wij ondersteunen organisaties bij onder meer arbeidsrechtelijke vraagstukken, HR-beleid en (complex) verzuim. 

Bedrijfsgegevens

Arntzen Consulting

Getfertplein 111

7512 HJ Enschede

Telefoon: 06 – 30234687

E-mail: info@arntzen-consulting.nl 

Arntzen Consulting is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via onze website en in het kader van onze eigen dienstverlening aan opdrachtgevers.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • Bezoekers van onze website;

  • Personen die gebruikmaken van ons contactformulier;

  • (Potentiële) zakelijke relaties en hun contactpersonen;

  • Werknemers van onze opdrachtgevers met wie wij in het kader van HR-advies, juridisch advies of casemanagement verzuim contact hebben;

  • Personen die ons op een andere manier benaderen (bijvoorbeeld via e-mail of telefoon).

Let op: wanneer wij in opdracht van uw werkgever of een andere opdrachtgever werken, kunnen wij ook als verwerker optreden. In dat geval is primair het privacybeleid van uw werkgever/opdrachtgever van toepassing. Wij verwerken uw gegevens dan volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst met die opdrachtgever.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens.

3.1 Gegevens van websitebezoekers en contactformulier

Wanneer u onze website bezoekt of het contactformulier invult, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam;

  • Bedrijfsnaam en functie (indien ingevuld);

  • E-mailadres;

  • Telefoonnummer (indien ingevuld);

  • Inhoud van uw bericht of vraag;

  • Eventuele bijlagen die u meestuurt;

  • Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en sessiegegevens (via serverlogs en cookies).

Op de website is een contactformulier opgenomen met de velden Naam, E-mail en Bericht, en een vinkvakje “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden”. 

3.2 Gegevens van klanten en leveranciers

Van (potentiële) klanten, leveranciers en overige zakelijke relaties verwerken wij onder meer:

  • Naam en contactgegevens van contactpersonen;

  • Functie en organisatie;

  • Correspondentie en gespreksverslagen;

  • Contractgegevens, offertes en factuurgegevens;

  • Betaal- en facturatiegegevens.

3.3 Gegevens in HR-, juridische en verzuimdossiers

In het kader van onze diensten – zoals HR-advies, juridisch advies, casemanagement verzuim en adviesdesk Duitsland – kunnen wij (in opdracht van de opdrachtgever) aanvullende persoonsgegevens verwerken, waaronder: 

  • Persoons- en contactgegevens van werknemers en andere betrokkenen;

  • Arbeidsrechtelijke gegevens (arbeidsovereenkomsten, functieprofielen, verzuimbeleid, vaststellingsovereenkomsten, personeelsdossiers, verbetertrajecten, transitievergoedingen enz.);

  • Dossierinformatie over (complex) verzuim en re-integratie, inclusief informatie die noodzakelijk is in het kader van de Wet verbetering poortwachter en contacten met bijvoorbeeld UWV, arbodiensten en bedrijfsartsen; 

  • Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling en afhandeling van juridische en HR-cases (bijvoorbeeld correspondentie met wederpartijen, advocaten en andere adviseurs).

Bijzondere persoonsgegevens

In het kader van casemanagement verzuim en bepaalde juridische dossiers kunnen bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens over iemands gezondheid (bijvoorbeeld de mate van arbeids(on)geschiktheid of re-integratiestatus). Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt:

  • Voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht;

  • Binnen de grenzen die wet- en regelgeving stelt (zoals arbeidsrecht, sociale zekerheidswetgeving en privacywetgeving);

  • En doorgaans als verwerker in opdracht van uw werkgever/opdrachtgever, of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij rechtstreeks door u als betrokkene worden ingeschakeld.

4. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een rechtsgrond voor is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of uw toestemming. 

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Contact en communicatie

    • Beantwoorden van uw vragen via het contactformulier, e-mail of telefonisch;

    • Plannen van (oriënterende) adviesgesprekken en verzuimgesprekken. 

      Grondslag: gerechtvaardigd belang (goed kunnen reageren op binnenkomende vragen) en/of uitvoering van (pre)contractuele afspraken.

  2. Uitvoering van overeenkomsten en opdrachten

    • Het leveren van onze diensten op het gebied van HR-advies, juridisch advies, casemanagement verzuim en advies bij ondernemingen in Duitsland; 

    • Het opstellen, beoordelen en beheren van contracten, personeels- en verzuimdossiers;

    • Het voeren van correspondentie met betrokken partijen (bijvoorbeeld werknemers, werkgevers, juristen, advocaten, UWV, arbodiensten).

      Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met onze opdrachtgever en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld op het gebied van arbeids- en socialezekerheidsrecht).

  3. Wettelijke verplichtingen

    • Bewaren van administratieve en fiscale gegevens (zoals facturen) volgens de wettelijke bewaartermijnen;

    • Voldoen aan verplichtingen richting toezichthouders en andere overheidsinstanties.

      Grondslag: wettelijke verplichting.

  4. Relatiebeheer en kwaliteitsverbetering

    • Onderhouden van contact met opdrachtgevers en relaties;

    • Verbeteren van onze dienstverlening en processen;

    • Opstellen van rapportages en interne analyses (bijvoorbeeld over type dossiers of doorlooptijden).

      Grondslag: gerechtvaardigd belang (een gezonde bedrijfsvoering en verbetering van onze diensten).

  5. Marketing en communicatie

    • Incidentele verzending van relevante informatie over onze diensten (bijvoorbeeld een update of uitnodiging).

      Grondslag: gerechtvaardigd belang (gerichte zakelijke communicatie) of uw toestemming, afhankelijk van de situatie.

Wanneer we uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en/of vergelijkbare technieken om de site goed te laten functioneren en om het gebruik van de website te analyseren. Het kan hierbij gaan om:

  • Functionele cookies: noodzakelijk voor het goed werken van de website (bijvoorbeeld om uw taalvoorkeur te onthouden);

  • Analytische cookies: om het gebruik van de website te meten en de website te verbeteren. Waar mogelijk worden deze cookies privacyvriendelijk ingesteld.

In uw browserinstellingen kunt u cookies verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat de website dan mogelijk minder goed werkt.

(Als je later een specifieke cookiebanner of -tool (bijv. Complianz) implementeert, kun je hier een link opnemen naar een aparte cookieverklaring.)

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt. In grote lijnen hanteren wij de volgende termijnen:

  • Contactverzoeken via de website/e-mail: maximaal 2 jaar na afhandeling van uw verzoek, tenzij hieruit een opdracht voortvloeit;

  • Klant- en opdrachtdossiers (HR, juridisch, verzuim): zolang als noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht en de afhandeling van eventuele (juridische) procedures, plus de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht van 7 jaar);

  • Sollicitatiegegevens (indien van toepassing): maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, of langer (max. 1 jaar) als u daar expliciet toestemming voor geeft;

  • Log- en cookiegegevens: conform de technische en juridische richtlijnen die op dat moment gelden, en zoveel mogelijk geanonimiseerd waar mogelijk.

Wanneer bewaartermijnen zijn verstreken, verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens.

7. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor de bovengenoemde doeleinden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Het kan daarbij gaan om:

  • Opdrachtgevers en andere betrokken partijen in een dossier (bijvoorbeeld uw werkgever, wederpartijen, advocaten, arbodiensten, bedrijfsartsen, UWV en andere instanties);

  • Dienstverleners/verwerkers die ons helpen bij de uitvoering van onze dienstverlening, zoals:

    • Hostingprovider van de website;

    • ICT-dienstverleners en softwareleveranciers (bijv. e-mail- en dossier- of adminstratiesystemen);

    • Externe adviseurs, zoals accountants of andere specialistische juristen;

  • Toezichthouders en andere overheidsinstanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer staat welke gegevens zij namens ons mogen verwerken, welke beveiligingsmaatregelen zij moeten treffen en dat zij de gegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

8. Doorgifte van gegevens buiten de EER

Het kan voorkomen dat wij gebruikmaken van IT-dienstverleners of tools die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. In dat geval zorgen wij ervoor dat wordt voldaan aan de eisen van de AVG, bijvoorbeeld door:

  • Alleen te werken met landen waarvoor de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld; of

  • Te werken met door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en waar nodig aanvullende waarborgen te treffen.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of andere onrechtmatige vormen van verwerking. Denk hierbij onder meer aan:

  • Beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor onze website;

  • Toegangsbeperking tot systemen en dossiers (alleen voor medewerkers en verwerkers die deze gegevens echt nodig hebben);

  • Sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;

  • Regelmatige updates van software en systemen;

  • Afspraken over geheimhouding met medewerkers en verwerkers.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale verwerking 100% waterdicht worden gegarandeerd. Bij een (vermoedelijk) datalek nemen wij passende maatregelen en, waar nodig, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

10. Welke rechten heeft u?

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG verschillende privacyrechten. Onder meer: 

  • Recht op inzage: u mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;

  • Recht op rectificatie: u mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;

  • Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): in bepaalde gevallen mag u vragen uw gegevens te laten verwijderen;

  • Recht op beperking van de verwerking: u mag in sommige gevallen vragen de verwerking (tijdelijk) te beperken;

  • Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): u kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, of door ons te laten overdragen aan een andere partij;

  • Recht van bezwaar: u mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;

  • Recht om toestemming in te trekken: wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, mag u die toestemming altijd weer intrekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@arntzen-consulting.nl. Wij vragen u zich zo nodig te identificeren, zodat we zeker weten dat we de juiste persoon helpen. Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn worden verlengd; u wordt daar dan over geïnformeerd.

11. Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan of uw privacyrechten niet respecteren, verzoeken wij u dit in eerste instantie met ons te bespreken. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Meer informatie hierover vindt u op de website van de AP. 

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, de website of relevante wet- en regelgeving. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Wij adviseren u daarom om deze pagina regelmatig te raadplegen.

Onderaan de privacyverklaring vermelden wij altijd de datum van de laatste wijziging.

13. Vragen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op via:

Arntzen Consulting

Getfertplein 111

7512 HJ Enschede

Telefoon: 06 – 30234687

E-mail: info@arntzen-consulting.nl